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给老外发附件你应该注意什么?

给老外发附件你应该注意什么?

来源:天禄服务|外贸服务|天禄外贸服务|天禄集团【山东天禄服务外包有限公司】   2/22/2016 3:57:27 PM

信息内容

英文邮件,经常会用到附件。邮件里没法简单说明的问题需要用附件补充,报价单需要附件,测试报告需要附件,相关图稿需要附件,既然附件有如此多的用处,那今天我们就说说给老外发附件你应该注意什么。

注意一:不要忘记插入附件
避免发生这种低级错误,应该在每封邮件发送之前,自己一定要通读一下,看看是否通顺简洁、没有歧义。还需要检查,是否在需要加入附件的时候,有所遗忘。有,就马上改正,防患于未然。

 

注意二:附件不能过大
附件大小是需要严格控制的,附件过大,不仅发送的人吃力,而且客户收取也很吃力,浪费彼此的时间,还会挑战客户的耐心。制作附件时,需插入图片的时候,应先用photoshop处理,修边、设置图片大小、修改像素、图片压缩,让每张图片都显示成同样大小和同样尺寸,体现出自己的专业化服务和在细节上的控制。

 

注意三:附件里多张同类图片应尽量合并
有时候客户需要看看产品图片,在没有针对性的情况下,可能会有很多张。我不建议大家把这些文件打包压缩成rar格式,我建议大家把多张图片合成一张pdf文件,控制一下尺寸,这样客户就可以像翻书一样,一页一页浏览过去,比一张一张点开、关闭,要方便很多。

 

注意四:附件过多可以分开发送邮件
一旦需要发送附件的内容很多,可以归类以后,分别发送。
举例来说:假设产品是一款太阳能灯。
第一封邮件:只发报价单和产品图片、包装图片,侧重点是产品。
第二封邮件:突出自身产品的特点,还有说明书、产品测试报告也可以放进去。
第三封邮件:突出自身工厂的条件,发一些工厂图片或样品间图片,发一下验厂报告,给客户一个整体的形象。
第四封邮件:提供一些细节资料,比如不干胶标贴、吊卡、彩盒设计稿、外箱唛头,作为补充。

这样一来,就非常清晰明了,节省了对方的时间,客户会满意你的做法。

 

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